各县市区档案局，岳阳经济技术开发区、城陵矶新港区、南湖新区、屈原管理区办公室，市直各单位办公室，中央、省驻岳单位档案部门：

为确保国家档案局发布修订的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的有效贯彻实施，实现新旧《规则》平稳过渡，现将《湖南省档案局关于贯彻实施〈归档文件整理规则〉（DA/T22-2015）的通知》（湘档通〔2016〕25号）转发你们，请认真贯彻实施。

岳阳市档案局

2016年7月16日

湖南省档案局关于贯彻实施

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的通知

各市州档案局、省直各单位：

为贯彻实施国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（以下简称新《规则》），进一步做好文书档案的归档文件整理工作，适应档案管理信息化需要，更好地开发利用档案信息资源，根据新《规则》要求，结合我省实际提出以下实施意见，请结合本地区、本单位实际一并贯彻实施。

一、贯彻实施《规则》的重要意义

2015年10月25日，国家档案局发布修订后的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015，代替DA/T22-2000）。新《规则》在适应当前档案工作和总结过去工作经验的基础上，在结构和内容上做出了多处调整，细化了文书档案的整理工作流程，明确了具体工作要求，对文件材料归档整理的针对性和指导性更加明确。学习、贯彻和执行新《规则》，对提升档案工作水平和档案工作人员的业务素质，具有较强的指导意义。

二、贯彻实施新《规则》需明确的几个业务问题

为确保新《规则》的有效贯彻实施，实现新旧《规则》平稳过渡，我省在贯彻执行中，提出以下统一规定：

（一）关于“编号”的规定

1.新《规则》增加档号结构的规定。我省按新《规则》文书档案增加了档号的结构为：全宗号-分类号（档案门类代码·文书档案分类方法各级的类目代码）-件号，其中，文书档案确定的分类方法各级之间用“-”连接。例如：某单位文书档案的分类方法，如果确定为“年度-保管期限-机构”，档号的结构为：全宗号-WS·年度-保管期限-机构-件号； 如果确定为“保管期限-年度-机构”，档号的结构为：全宗号-WS·保管期限-年度-机构-件号；如果确定为“保管期限-年度”，档号的结构为：全宗号-WS·保管期限-年度-件号。

2.新《规则》增加档案门类代码的规定。我省按新《规则》增加档案门类代码，由“文书”2定汉语拼音首字母“WS”标识。

3.新旧《规则》规定的保管期限标识不一致。我省保管期限分别直接以“永久”、“30年”、“10年”标识，不使用“Y”、“D30”、“D10”等代码制。

4.新旧《规则》规定的机构（问题)标识不一致。我省维持使用中文汉字标识的方法，如办公室标识为“办公室”等，不使用“BGS"代码制。

（二）关于“编目”的规定

新旧《规则》规定的归档文件目录设置不一致。我省归档文件目录按照新《规则》要求设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。目录表格采用A4幅面，页面统一横向设置。

（三）关于“装订”的规定

新旧《规则》规定的装订方式及工具不一致。我省统一要求凡移交进馆保存的归档文件，应选择使用不锈钢订书针、不锈钢夹、“三孔一线”等装订方式。非行业主管要求，移交进馆保存的档案不允许使用封套、胶管打孔、胶水粘贴、胶装等装订方式。

三、新旧《规则》过渡时间衔接的问题

各立档单位2016年度形成的文件材料可继续按旧《规则》进行整理，也可按照新《规则》进行整理，2017年及以后形成的文件材料必须按新《规则》进行整理。

湖南省档案局

2016年6月23日