岳档发[2004]7号
各县（市）、区档案局（史志档案局）、民政局,岳阳经济技术开发区、南湖风景区、屈原管理区办公室：
为加强全市社区档案工作，经研究制订《岳阳市社区档案分类方案》和《岳阳市社区文件材料归档范围》，印发给你们，望遵照执行。现就有关事项通知如下：
一、要提高对社区档案工作的认识。社区档案是重要的社区信息资源，是潜在的生产力。社区档案工作是社区工作的一项基础性工作，是社区工作的重要组成部分。搞好社区建档工作，对于维护社区历史面貌、管理社区事务、推动社区建设、提高社区服务水平具有现实意义和长远影响，因此各地要重视社区档案工作，把社区档案工作作为社区三个文明建设的一项重要内容来抓。
二、要加强对社区档案工作的领导。各地社区领导班子要确定分管社区档案工作的领导，从实际出发作出社区建档工作安排，解决社区建档工作条件等实际问题，注意发挥社区档案工作为社区服务的作用。各级民政部门要把社区建档工作摆上议事日程，在工作安排、检查、考核时统筹考虑档案工作。
三、要加强对社区建档工作的业务指导和监管。各级档案行政管理部门要帮助社区规范档案管理。各社区要结合社区实际，参照《岳阳市社区档案分类方案》和《归档范围》制订本单位的档案业务规程。
附：1、《岳阳市社区档案分类方案》；
2、《岳阳市社区文件材料归档范围》。
岳阳市社区文件材料归档范围
一、党群工作文件材料
1、党务工作方面：党组织机构设置、印鉴启用、人事任免通知、党总支（支部）工作计划、总结、会议记录、党员名册、年报、组织关系介绍信、存根及交纳党费存根、发展党员计划、积极分子考核材料、党员教培及双评材料、违纪党员处分材料、社区党员代表大会材料、总支（支部）工作会议材料；党组织、党员评先材料、党员扶贫济困名单及定期走访老、弱、病、残家庭登记表。
2、共青团工作方面：团代表大会材料、团员名册、年报、组织关系、调转介绍信及存根、交纳团费存根、团支部会议记录、工作计划、总结、情况汇报、专项活动材料、发展新团员及对违纪团员处分材料、社区青少年调查情况登记、青年创建文明社区材料等。
3、女工工作方面：妇代会文件材料、会议记录、女工工作计划、总结、统计报表、妇女维权工作记事、女工活动材料、社区幼托工作材料等。
4、老年人协会、女工协会、青少年协会、残疾人协会的工作计划、总结、名册、统计报表及典型事迹材料等。
二、行管综合文件材料
1、综合工作方面：社区居委会换届选举材料（选民登记、会议记录、公告材料、选民代表、候选人名册、选举结果报告单），社区委员会工作计划、总结、班子会议记录、社区成员代表大会、社区协商议事委员会会议记录，社区建设五年计划、居民评议记录、经验材料、规章制度、岗位责任制，上级领导、人民代表、政协委员视察本社区工作的讲话、题词和留言。
2、文秘工作方面：上级来文、本级请示、大事记、新闻媒体刊载的反映本社区的文字材料；档案管理过程中形成的制度、档案分类方案、归档范围、保管期限表及编研资料等。
3、政工人事方面：机构设置、人事任免通知、本社区所辖单位领导成员名单、少数民族情况登记、门牌号登记等。
4、生活后勤方面：财产管理登记、财务公开记录、财务检查、审计形成的文件材料等。
三、综合治理文件材料
1、人武工作方面：民兵组织、预备役人员登记名册和会议材料、青年入伍出具的政审材料等。
2、治安工作方面：工作计划、总结及基本情况统计报表、法制教育、法律咨询、调解民事纠纷工作形成的相关材料；居民住户的普查登记、流动人员管理及报表、综合治理网络、警务责任区等治安防范责任书、合同书以及专题报告和典型材料等。
四、文卫工作文件材料
1、文教工作方面：文化教育工作计划、总结、报告、文化站、活动室、文化广场建设情况的报告及统计表、板报、宣传专栏和上街宣传活动形成的材料，评选文明楼院、文明市民活动形成的材料、科普活动中形成的材料等。
2、计生工作方面：计生工作计划、总结、报告及统计表、计生统入统出、人口死亡报表、计生药具管理、技术服务材料、育龄人员情况登记、计划外生育的处理材料等。
3、环卫工作方面：环卫工作计划、总结及统计报表、社区卫生服务站建设材料、疾病预防、医疗、保健、健康教育、卫生防疫工作材料，社区环境治理、三废治理材料，环卫创建达标、检查、评比材料，社区内物业管理、绿地维护及违章建筑整治材料等。
五、经济管理文件材料
1、企业管理方面：企业经营管理材料、企业发展计划、招商引资材料、为企业服务方案、协议、合同等。
2、企业统计方面：区内企业基本情况统计、第三产业情况登记、统计。
六、社保工作文件材料
计划、总结、综合情况汇报、统计、军烈属优抚、扶贫助残工作中形成的材料及统计报表，对老年人、精神病人、保护妇女儿童过程中形成的材料，对有关人员安置帮教工作材料、领取失业金人员明细、享受最低生活保障金审批表等。
七、服务工作文件材料
社区服务工作计划、总结、目标责任状、协议、合同、管理办法、便民利民和网点建设材料，志愿者活动记录、名册，区内下岗职工劳动技能情况登记表、名册、再就业培训材料及安置就业情况统计表，区内企业（含区外企业退休居住在本区内的）退休人员社会化管理服务登记台帐和档案卡、失业人员产业情况认定表等。
八、基本建设文件材料
社区办公建筑的文字材料及图纸或办公场地的租借、购买的协议、合同。
九、设备仪器文件材料
社区重要办公设备、仪器、车辆的购买协议、合同以及说明书、合格证和图纸。
十、会计核算材料
1、会计报表：会计年报表、季、月报表。
2、会计账簿：银行现金日记账、总账、明细账。
3、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证。
十一、非纸质材料
1、声像材料：照片（底片）、录音带、录像带、唱片、影片等。
2、电子文件：磁带、磁盘、光盘等。
3、实物：奖状、锦旗、奖章、证书、奖牌、匾、奖杯、聘书、失效印章等。
岳阳市社区档案分类方案
为了使社区档案整理符合规范要求，按照社区档案形成的特点，我们拟制了岳阳市社区档案分类方案，请各地、各单位参照执行。
方案中，文书档案按年度——问题进行分类；科技档案中的基建设备档案分别按性质——项目和性质——名称进行分类；会计档案按年度——类型结合价值进行分类；声像、电子、荣誉实物档案按年度——形式（规格）进行分类。
基建、设备档案的档号采用汉语拼音的阿拉伯数字混合编制，一级类目用汉语拼音的第一个大写字母表示，二、三级类目和案卷号都用阿拉伯数字表示，书写时一、二级类目联写，二、三级类目之内用“·”隔开，分类号与案卷号之内用“—”隔开（见档号示例图）。其它档案的分类序号与档号编制无关。
具体分类如下：
一、文书档案
1、党群类：（综合、党务、共青团、女工、协会）。
2、行管类：（综合、文秘、档案、政工、人事、财务）。
3、综治类：（综合、人武、治安）。
4、文卫类：（综合、文化、教育、计育、环卫）。
5、优抚类：（综合、军烈、助残、社保）。
6、经管类：（综合、企管、三产业）。
7、服务类：（综合、再就业、退管、便民）。
二、科技档案
J 基建档案
J1 办公建筑
S 设备档案
S1 办公设备
S1.1 微 机
S2 其它设备
三、会计档案
1. 会计报表
1.1 会计年报表
1.2 会计月季报表
2. 会计账簿
2.1 银行现金日记账
2.2 总账、明细账
3. 会计凭证
四、声像档案
1、照片（底片）
2、录音带
3、录像带
五、电子档案
1、磁带
2、磁盘
3、光盘
六、荣誉实物档案
1、锦旗（证书、奖状）
2、奖匾
3、奖杯
科技档案档号示例图
S 1. 1— 1
设 设 设 案
备 备 备
档 性 名
案 质 称 卷
代 代 代
字 号 号 号
