岳档发[2004]12号

各县（市）区档案局（史志档案局）：
        根据湘办发[2004]5号《关于进一步加强新时期档案工作的意见》精神，为进一步加强现行文件利用中心管理，现就有关事项通知如下：
一、充分认识加强现行文件利用中心工作的重要意义。2002年以来，我市全面启动了现行文件利用工作，大多数县（市）区建起了现行文件利用中心，已公开现行文件利用工作取得了一定效果，受到了社会各界的关注与欢迎，呈现出良好的发展态势。但从总体上看，管理水平尚需进一步提高，还有很大的努力空间。各地各单位一定要按照王刚同志的批示精神，深化认识，把做好现行文件利用工作作为档案部门实践“三个代表”重要思想、服务中国特色社会主义事业的重要举措，进一步做深、做细、做实，为推进政务公开，把档案工作做到实现人民愿望方面去发挥更大的作用，把已公开现行文件利用中心办成党和政府的一个有代表性的窗口。
二、进一步规范现行文件收集范围与现行文件报送工作。现行文件利用中心负责收集同级机关、社会团体、企事业单位形成的已公开的现行文件及有关的资料和图书，凡涉及岳阳市情的政策性、法规性、公益性、服务性文件资料，包括土地、房产、计生、医疗、社保、工资、离退休待遇、招商引资等和群众切身利益相关的政策、意见、办法、规定以及各部门、各单位编印的文集、资料汇编、刊物、杂志等。要建立健全现行文件报送工作，凡属现行文件利用中心收集范围的文件资料，各级档案局（馆）要争取党委、政府的支持，纳入政府信息公开工作之中，明确规定文件制发机关在分发文件的同时要抄送各地现行文件利用中心两份；要积极主动地与各工作部门沟通，形成有效的工作网络，并将现行文件移交工作列入档案室目标考核和档案工作年检内容。
三、进一步完善现行文件利用中心服务工作，提升服务水平。各级现行文件利用中心要开设专门阅览室，建立查阅检索体系，简化查阅程序，热情为民服务，通过各种形式向社会公示现行文件中心地点、接待时间、文件内容以及利用手续。公民只需持合法证件，均可免费查阅。要建立“首问负责制”、“一站负责制”，及时帮助群众解决在查阅文件过程中遇到的问题。要主动延伸服务，开办来函、来电和预约查询业务，开展现行文件进社区、下乡村、入企业活动，开展网上利用服务，尽快实现已公开现行文件的网上检索和全文查阅。有条件的地方可将“现行文件阅览室”迁入政务大厅，为办证照人员提供咨询服务。要建立现行文件利用跟踪反馈制度。各级文件利用中心要建立利用效果登记簿和社会服务联系簿，及时收集利用者利用现行文件的实例与反馈意见，定期分析，查找问题，以便进一步改进工作，提高服务质量。
四、严格现行文件利用监管工作，确保现行文件保管安全。凡向社会公开的现行文件，一律由移交单位对其进行涉密审查把关，按照有关规定提出现行文件公开利用办法，既把握现行文件公开的时效性，又保证现行文件的完整与安全。各级现行文件中心要明确专人保管现行文件，配备相关设施设备，分门别类，单独存放，同时要建立现行文件接收登记台帐，完善收集、整理、保管、利用等制度。超过时限的现行文件须妥善保管备查，待各单位移交档案进馆时再行鉴定处理。

岳阳市档案局
二○○四年八月十七日