岳办发[2004]8号

（2004年8月4日）

为促进档案事业与其他各项事业的协调发展，经市委、市政府同意，现就进一步加强新时期档案工作提出如下意见：

一、充分认识加强新时期档案工作的重要性和紧迫性

近几年来，我市档案事业取得了很大发展，为全市改革开放和现代化建设做出了积极贡献。但我市档案事业仍然存在档案基础设施陈旧、档案资源管理分散、开发利用程度不高、档案信息化建设滞后、档案队伍老化等问题，各级党委、政府必须引起高度重视。在信息网络、文化产业、政治文明和社会民主发展进程不断加快的新形势下，档案工作的地位和作用更显重要。各级党委、政府和各单位要从实践“三个代表”重要思想、坚持科学发展观的高度，切实增强做好新形势下档案工作的紧迫感和责任感，夯实档案事业基础，创新档案服务机制，强化依法治档与科教兴档。力争到“十一·五”期末，把我市档案事业建设成管理体制优、基础设施好、信息化程度高、服务功能全的与我市经济社会发展相适应的现代档案事业体系，更好地发挥档案工作的功能与作用。

二、与时俱进，加强和拓展档案服务工作

      新时期档案工作要实现由传统型向现代型转变，由保管型向开发利用型转变，由封闭型向开放型转变，由单纯业务型向社会服务型转变。

1、强化档案馆的社会服务功能。市、县（市、区）国家综合档案馆要不断拓展社会服务功能，面向社会搞好服务，努力把国家综合档案馆建成党和国家重要档案的保管基地、爱国爱乡教育基地、档案信息利用中心，使之成为本地历史文化信息贮存、发布、展示、利用、研究中心，成为社会主义精神文明建设的重要窗口。

2、大力加强档案资源的研究利用工作。各级各单位要充分利用馆室藏档案资源，研究和挖掘推进我市经济社会全面、协调、可持续发展的档案资料，及时为各级党委、政府和本部门提供有价值的档案资料和建议；各档案馆室要通过举办不同专题的档案展览、创办优化档案服务网站等形式，加强历史文化和爱国主义教育，促进社会主义政治文明和精神文明建设。

3、开展现行文件及政务信息服务工作。各级档案行政管理部门要根据文档一体化管理的需要，建立市、县（市、区）档案馆现行文件服务中心，将党委、政府和职能部门可公开的法规及政策性文件、政务信息集中起来，及时免费提供给公众查阅利用。各有关单位要紧密配合，及时向当地档案馆报送能公开的现行文件及政务信息，共同把现行文件中心办成党和政府联系群众的桥梁和窗口。

4、加快建立和完善社会信用档案体系。各级党委、政府要把信用档案管理纳入诚信岳阳工程建设。档案部门要围绕社会信用体系建设，指导相关部门建立信用档案，及时接收、征集信用档案，逐步建立以综合档案馆为主体的信用档案咨询服务中心，并通过查阅、网上发布、新闻媒体公布等形式向社会提供服务，不断提高全民诚实守信的道德意识。

5、积极推进社区档案工作。各级档案部门要整合各方力量围绕社区建设，指导社区重点抓好下岗职工和失业人员、居民健康、人口和计划生育、孤寡老人和特殊需求户档案的集中统一管理，为社区提供档案信息，帮助群众排忧解难。通过探索，走出一条社区档案工作的新路来。民政、公安、劳动和社会保障、计生、卫生等部门要积极配合、协同动作。

6、进一步做好农村档案工作。县（市、区）档案部门要把农业农村档案工作的重点迅速转移到为“三农”服务上来，指导相关部门把反映当前“三农”问题的农村产业结构调整、税费改革、人口和计划生育、土地承包流转、外出务工、村务公开的档案收齐、管理和利用好。同时创新服务“三农”的方式和内容，探索村档乡管路子，努力帮助农民致富奔小康。

7、广泛开展档案寄存服务。各级国家综合档案馆可建立档案寄存中心，对不属于接收范围的各种门类、各种载体的档案资料实施寄存保管，为各类企事业单位及公民提供优质的档案寄存服务。

8、积极探索档案产业的发展路子。各级各部门要进一步解放思想，积极扶持档案技术咨询服务、档案信息开发、档案文化教育服务等档案文化业的发展。

三、进一步抓好国家档案资源建设

      各级档案行政部门要根据全市经济社会发展需要，扩大接收档案的范围和门类，加大主动收集力度，不断丰富和优化馆藏结构。凡党和国家领导人及省级主要领导来岳阳视察，重要外宾来访和市、县召开的重要会议、举办的重大活动、实施的重点建设工程、重大改革以及发生的重大自然现象，有关单位要通知当地国家综合档案馆同步收集、摄录档案信息。各级档案馆要加大主动收集地方特色档案力度，有关方面要给予积极支持。

进一步加强对国家档案资源的保护和监管。继续实行重点建设工程档案合同制管理；国有企业资产与产权变动档案处置工作要与国有企业资产与产权变动工作同步进行；要加强对民营企业档案资源的指导监管；凡列入各级档案馆进馆范围的档案，要认真整理归档，及时完整移交，任何单位和个人不得擅自推迟移交时间或截留档案；各国家综合档案馆对散存于个人、具有社会保存价值的档案有优先征集权。

四、大力推进依法治档

1、深入开展档案法制宣传教育。各地要把档案法律法规的学习宣传纳入普法范围。各级干部特别是县处以上领导干部要带头学法、讲法。档案部门要创新宣传形式，注重宣传实效，各新闻单位要紧密配合，不断增强全社会的档案法制意识。

2、切实搞好档案管理登记。各级档案部门要对当地档案工作机构、人员和档案库房设备、馆藏档案以及档案管理的基本情况，依法进行登记。

3、加大档案行政执法力度。各级档案部门要切实加强对本行政区域内档案法律法规实施情况的监督，对偷盗、损毁、涂改档案；对公务行为形成的档案据为己有；对档案保管保护不善，造成档案损失；对不按规定立卷归档、移交档案的单位和有关当事人，要依法严肃查处。

五、积极推进档案信息化建设

1、加强电子文件归档管理。各级机关和企事业单位要将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化的建设管理范围，同步实施。要切实按照国家电子档案管理的标准要求，做好本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档、保密和保存保护工作。各级档案馆接收档案时，要将电子档案与纸质档案一同接收进馆。

2、加快构建档案信息网络。各有关单位要按照“谁形成、谁负责录入”的原则，积极配合国家综合档案馆做好档案数据库建设工作。凡应向档案馆移交档案的单位，要按国家统一规范，报送本单位当年形成档案的目录数据盘，逐步建立以市档案馆为主体的全市档案机读目录中心。档案部门要办好档案信息服务网站，开通局馆局域网，并与党务、政务网连通，逐步实现档案信息的微机检索利用和社会共享。

六、切实加强对档案工作的领导

      各级党委、政府要切实加强对档案工作的组织领导，每年至少听取一次档案工作情况汇报，研究解决档案事业发展中的困难和问题。各单位分管档案工作的领导是本单位档案工作的第一责任人，要切实履行职责。

      档案事业是社会公益性事业，各级政府要加大投入。档案馆室基础设施建设费用要列入本级基建投资计划。档案馆现代化设备添置、档案信息化建设及服务、重点珍贵档案抢救、重要特色档案征集、馆藏档案日常保管保护所需费用，各级财政部门要列入年度预算。各级党委、政府要按照有利安全保管和多功能利用的要求，加强档案馆的改造和建设，配备必要的消防、安保、温湿度自控、网络在线查阅利用等现代化设备，确保馆藏档案安全和档案工作高效运行。在2010年前，县（市、区）国家综合档案馆均应达到国家标准。

      要按照精简、统一、效能的原则，积极推进区域档案保管体制改革。有条件的地方，各部门档案馆、专业档案馆可与地方国家综合档案馆合并。凡集中办公的机关事业单位和乡镇，可建立联合档案室。市直机关和县（市、区）原则上不再新设部门或专业档案馆。

各级党委、政府要按照“政治强、作风实、业务精”的要求，进一步加强全市各级档案部门领导班子建设和干部队伍建设。要加大档案队伍的教育培训力度，严格实行档案从业人员持证上岗制度。要主动关心档案干部成长，对德才兼备的干部要大胆提拔、使用。要帮助档案部门严把进人关，面向社会公开招考专业人才。要切实关心档案干部的身体健康，县以上国家综合档案馆专职档案人员的保健津贴要按湘人发[2000]28号文件落实到位。

附件二

机关档案工作规范化管理评估内容及评分细则

项 目	标准分	内    容	分 值	评     分     细     则	自 评 分	评 估 分	备注
一 组织 管理	20	1、管理体制	10	（1）成立了档案工作领导小组（1分），解决了档案工作中的实际问题（2分）； （2）设置了档案管理机构或部门（2分）和档案工作网络（1分），建立了档案人员岗位责任制（1分）； （3）档案工作坚持集中统一管理原则（1分）*； （4）制订并落实了归档、保管、保密、利用、安全保卫等档案工作制度（2分）。
		2、队伍建设	5	（1） 组织全员学习、贯彻《档案法》和《湖南省档案管理条例》（2分）； （2）档案人员具有大专以上学历或中级以上职称（1分），能熟练操作计算机（1分），专兼职档案员全部经过档案业务培训（1分）。
		3、履行职责	5	（1）行使了对本单位或本行业的档案工作监督指导职能（2分）； （2）按规定向同级现行文件服务中心报送现行文件资料（2分）*； （3）及时向同级档案行政管理部门报送机关档案管理信息和统计报表（1分）。
二保管保护条件	20	4、档案用房	10	（1）档案库房符合档案保护要求，能满足15年左右存放档案的需要（5分）； （2）库房、办公室、阅览室三分开（3分）*，否则，按缺项扣分； （3）库房干净、整洁、管理有序（2分）。
		5、装具设备	10	(1) 柜架质量符合要求，数量充足，能存放15年左右的档案（1分），使用了符合统一规范要求的档案密集架（2分）； (2) 库房安装使用了空调、去湿机（2分）和符合统一规范要求的温湿度自控系统（2分）*； (3) 档案室配有计算机、复印机、照相机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜（3分）,每少一种扣0.5分，扣完为止。
		6、归档工作	8	（1）       推行了文书处理部门和业务部门归档整理制度（3分）； （2）       归档文件完整、准确、及时，近三年归档率达100%（3分），96%—99%按比例扣分，在95%以下不计分； （3）       归档的文件制成材料、字迹符合档案保管要求（2分）。

附件二（续）

项 目	标准分	内     容	分 值	评     分     细     则	自 评 分	评 估 分	备注
三 基础 业务工作	35	7、整理与编目	5	（1）       分类科学、装订规范、排列有序（3分）； （2）       编目编号系统规范（2分）。
		8、保管与移交	9	（1）       本机关各种门类、载体档案实行了集中统一管理（2分）； （2）       档案存放整齐统一，符合规范（1分）； （3）       建立了全宗卷，库内有档案资料存放示意图（1分）； （4）       对破损、霉变、褪变档案进行了修复、复制（2分）； （5）                  依法定期向国家综合档案馆移交档案（3分）*。
		9、鉴定与统计	3	（1）       成立鉴定小组，按时完成到期档案的鉴定（1分）； （2）       建立档案管理基本情况统计台帐，统计内容全面、数据准确（2分）。
		10、档案数字化	10	(1) 档案信息化与本单位办公自动化同步规划、建设，加强了对电子公文的管理（2分）*； (2)           使用符合统一规范要求的档案管理软件（2分）； (3)           对纸质档案进行数字化处理，建立了案卷和文件目录数据库（2分）*； (4)           建立全文数据库（2分），多媒体数据库（2分）。
四 开发利用	25	11、档案查阅	10	（1）                  检索工具科学、系统、准确，能满足利用者需要，编有《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等检索工具（3分）； （2）       档案员熟悉所管范围及相关业务（2分）； （3）       档案员调卷迅速、准确，查全率、查准率达98%（2分）； （4）       能够及时了解利用者需要，主动提供档案信息服务（3分）。
		12、档案编研	15	（1）编有组织机构沿革（2分）、基础数字汇编（2分）、大事记（2分）； （2）采用多种形式主动服务，对档案信息进行深加工，经济和社会效益显著（5分）； （3）开辟了展览室（或陈列室）（4分）。
注：标 * 项目表示为省一级、省特级必达项