岳档发〔2006〕8号

 

各县（市）区档案局（史志档案局）、工业局（经济发展局、企业发展局、经贸局）、工商局（分局）、工商联，屈原管理区、岳阳经济技术开发区、南湖风景区相关机构：
      为适应我市民营经济发展、建设“民营岳阳”的需要，按照党的十六大精神和市委、市政府有关要求，现就扶持和促进民营企业档案工作提出以下意见：
      一、进一步提高对民营企业档案工作重要性的认识
      近年来，我市民营经济持续快速发展，已成为具有巨大潜力的新的经济增长点。而在当今市场竞争日趋激烈的新的经济环境下，民营企业要发展，也对作为企业基础工作的档案管理提出了更高的要求。作为全面反映企业生产、技术、科研、经营等活动的真实记录，档案在企业管理各方面具有不可替代的作用。加强民营企业档案工作，不仅是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求，也是各级档案、工商行政管理、经济主管部门和工商联为民营经济发展服务的一项紧迫任务。各部门要充分认识扶持、引导、帮助民营企业搞好档案工作的重要意义，把帮助民营企业做好档案工作作为为民营企业服务的一项重要任务抓紧抓好，使民营企业档案工作在企业发展中发挥积极的作用，最大限度地实现档案的基础信息保障功能，帮助民营企业在激烈的市场竞争中从容应对，赢得更为广阔的发展空间。
      二、积极引导民营企业做好档案工作
      民营企业档案属企业所有。开展民营企业档案工作坚持以服务为宗旨，以民营企业自愿、自主为原则，不强制、不索取、不添麻烦，不给民营企业增加负担。各相关部门要加强对民营企业的宣传，使民营企业经营者切实认识到档案工作的重要性，提高其依法管理、保护档案的意识，增强做好档案工作的主动性。从我市民营企业档案管理的总体状况看，当前应着重引导民营企业做好以下两个方面的工作：
      一是加强档案的收集。注重档案收集的完整性、系统性，不仅对企业生产技术、科学研究、产品质量、基本建设、设备仪器、市场营销、人力资源、经营、财务管理等各方面的纸质文件材料进行全面收集，而且注重胶片、磁盘、光盘、实物、声像等特殊载体档案的收集。当前，尤其要注重收集保管好关系企业生存与发展的专利商标、产品设计、工艺流程、工艺配方、质量管理、经营管理等涉及知识产权、商业秘密等方面的档案，注重收集保管好关系企业权益的各种权属凭证和体现企业信誉的信贷、纳税、质量、资产、资质、审计及合同履约等方面的档案。为建立确保档案齐全完整的长效机制，各级档案部门要指导民营企业制定文件材料归档制度，明确文件材料的归档范围和相关要求，确保各种载体档案的收集齐全完整。
      二是加强档案的管理。当前，民营企业档案管理水平普遍偏低。要扭转这一局面，首先，要动员民营企业选拔责任心强、具备一定文化知识的人员负责档案工作，通过自学、培训等方式使档案人员尽快掌握档案管理的有关知识和技能，使之胜任档案工作。其次，档案行政管理部门应及时跟进，加强与民营企业的联系，逐步建立起顺畅、便捷的沟通渠道，帮助制订档案管理制度，随时解答民营企业档案工作中遇到的问题。对条件较好的民营企业，要积极引导他们采取现代化的手段提高档案管理水平，确保档案的安全和有效利用。同时加强对民营企业中关系国家利益和安全、涉及公共利益、记录社会重大事件和活动，以及企业应当承担社会责任等方面档案的监管，实行重要档案登记备案制度。
      三、完善服务体系，加大对民营企业档案工作的扶持力度
      各级档案、工商行政管理、经济主管部门和工商联要进一步转变职能，逐步实现以管理为主向以服务为主的转变，找准为民营经济服务的切入点，采取切实有效的措施，大力扶持和促进民营企业档案工作。
      为满足民营企业对档案服务工作的需求，各级档案行政管理部门要积极探索为民营企业档案工作服务的新机制，逐步建立、完善服务体系，强化服务功能。适应我市民营企业档案工作的特点，要着重做好以下“五项服务”：一是“技能服务”，即通过制定适用性、操作性、配套性强的企业档案管理业务标准，举办档案业务培训班等形式，使民营企业档案人员能够便捷、系统地掌握相关的工作技能；二是“登门服务”，即根据民营企业的实际需要，对需要现场指导的民营企业实施登门服务，对其档案工作制度建设、规范建设以及业务操作等方面的问题进行具体指导；三是“示范服务”，即选择一些科技含量较高、基础条件较好的民营企业作为试点，重点帮助和指导其建立较为规范的档案工作机制，使之发挥引导、示范作用；四是“互助服务”，即在企业自愿的基础上，建立区域性或行业性的民营企业档案工作协作组织或档案管理协会，促进民营企业之间及档案人员之间的横向交流与互动，使民营企业档案工作逐步形成自我管理、自我约束、自我完善的自律机制；五是“社会服务”，即不断培育和完善档案服务中介组织，通过开展档案业务咨询、档案整理、档案代管、档案寄存等服务，逐步建立民营企业档案工作社会化服务体系，以满足社会对档案服务工作的广泛需求。各级工商行政管理、经济主管部门和工商联要把对民企档案工作的协调服务纳入工作计划，纳入有关人员职责，在对民营企业相关工作的布置、指导、总结时要一并考虑该企业的档案工作。
      扶持和促进民营企业档案工作、为民营经济发展服务是一项系统工程，需要各有关方面通力合作。各级档案、工商行政管理、经济主管部门和工商联要密切配合，形成合力，抓点带面，指导、协助民营企业建立档案工作的新秩序，促使我市民营企业档案工作健康发展。

                               2006年8月4日