岳档发[2008]7号

各县（市）、区档案局（史志档案局），屈原管理区、岳阳经济开发区、南湖风景区管委会办公室，市直各单位：
      2008年1月中、下旬开始，我市遭受了一场50年不遇的特大冰冻雪灾。在各级党委、政府的坚强领导下，全市上下万众一心，众志成城，顽强拼搏，共度难关，确保了交通贯通，主电网畅通，全市市场稳定，人民生活正常有序，取得了全市抗冰救灾的伟大胜利。在这场抗冰救灾中直接形成的档案资料，真实、完整地记录了这一重大事件的全过程，收集、管理好所形成的档案资料，是各级、各单位档案部门义不容辞的历史责任，具有存史资政的深远意义。根据《档案法》和《湖南省档案管理条例》的有关规定和省、市领导的指示精神，现就做好2008年全市抗冰救灾档案资料整理归档和移交工作有关事项通知如下：
      一、归档的范围
      （一）灾情文件材料
      各地、各部门有关冰雪灾情报告、灾情分析、灾情记录、灾情统计等文件材料。
      （二）领导视察、指挥救灾文件材料
      1、党和国家以及省委、省政府领导人来岳视察、指挥抗冰救灾、慰问受灾群众活动中形成的批示及照片、录音、录像等文件材料；
      2、中央、国家各部委及军队总部和军以上领导来岳指导抗冰救灾工作中形成的批示及照片、录音、录像等文件材料；
      3、市委、市人大、市政府、市政协和军分区领导指挥全市抗冰救灾、慰问受灾群众活动中形成的批示及照片、录音、录像等文件材料；
      4、其它各级领导在抗冰救灾工作中形成的文件材料。
      （三）救灾有关会议文件材料
      1、各级党委、政府召开常委会、常务会议研究抗冰救灾工作形成的会议记录、纪要等文件材料；
      2、各级抗冰救灾工作指挥部召开的有关抗冰救灾工作会议形成的主要文件材料；
      3、各部门、各单位召开的有关抗冰救灾工作会议、专题会议形成的主要文件材料；
      4、各级、各部门、各单位召开抗冰救灾表彰会议形成的主要文件材料。
      （四）救灾工作文件材料
      1、各级成立抗冰救灾工作指挥机构等文件材料；
      2、各级政府及其办公室、抗冰救灾工作指挥部、应急办等下发的有关抗冰救灾工作文件材料；
      3、各部门、各单位下发的有关抗冰救灾工作文件材料；
      4、有关抗冰救灾工作请示、报告及批复、批示等文件材料；
      5、各级应急办、抗冰救灾指挥部办公室值班记录等文件材料；
      6、各级、各单位抗冰救灾应急预案、应急措施等文件材料；
      7、各级、各单位开展破冰护路、疏通车辆、护送安置滞留旅客及抢修电网等抗冰救灾工作中形成的文件材料；
      8、各级冰雪灾害应对评估报告、抗冰救灾工作简报、工作总结等文件材料；
      9、各地、各单位在抗冰救灾工作中涌现出来的英雄模范人物和先进事迹材料。
      （五）新闻报道
      1、各级政府新闻发布会形成的文件材料；
      2、各新闻媒体在抗冰救灾报道中形成的照片、录音、录像、电视专题片、新闻稿件、专题出版物等文件材料。
      （六）援助工作文件材料
      1、国家部委、省直厅局、兄弟市县区、军队、港澳及国际友人援助灾区形成的文件材料；
      2、社会各界参与赈灾活动形成的文件材料；
      3、在抗冰救灾工作中形成的慰问信、慰问记录、感谢信等文件材料。
      （七）灾后重建文件材料
      1、灾后重建有关规划、措施、政策等文件材料；
      2、救灾资金、物资分发、灾民救助过程中形成的文件材料。
      （八）其它与抗冰救灾工作有关的出版物、宣传品及有特别意义的实物等。
      二、归档的方法
      （一）实行专题收集。抗冰救灾档案是在特殊环境下形成的，文件材料形成时间短，相对集中在有关部门。各单位要打破由科室收集、归档的常规，统一由单位综合部门或档案部门集中收集，作为抗冰救灾专题集中整理归档，归档时间要提前，要在今年7月底前完成归档任务，不能按惯例等到明年上半年才去做。
      （二）实行两套制归档。各部门、各单位要将抗冰救灾档案按照两套制整理归档，其中一套由本单位保存，另一套于7月底前送交所在地国家综合档案馆。整理归档时，力求使用原件，没有原件的，送交所在地国家综合档案馆的可使用复印件代替，有电子版本的要送交一套完整的电子版本。照片、录音、录像、专题片等载体档案，没有原件的，可送交复制品。照片、录音、录像等载体档案要注明时间、地点、人物、背景等方面的文字说明，电子文件应标明软硬件环境和文件记录特征。
      三、几点要求
      （一）高度重视、加强领导。各级、各单位要站在档案是“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度，切实把抗冰救灾文件材料的收集与归档作为一项重要工作来部署，加强组织领导，明确责任部门，及时安排专门人员进行收集整理归档，要帮助解决档案收集整理过程中经费、设备等一系列实际问题。
      （二）全面收集、系统整理。抗冰救灾档案内容丰富，载体形式多样。各单位要做到全面、系统地收集，不能有遗漏，特别是要加强对照片、录音、录像、实物等不同载体档案的收集，要按照专题档案要求进行系统整理，确保抗冰救灾档案的齐全、完整、规范。
      （三）依法收集、依法移交。根据档案法规的要求，各级领导和公务人员在抗冰救灾工作中形成的各种形式和载体的文件材料，均属国家所有，必须实行集中管理，任何个人不得据为己有。各单位档案部门要依法履行自己的职责，搞好收集工作，对拒不上交的部门和个人的违法行为各单位要进行批评教育，情节严重的要报同级档案行政管理部门依法查处。各级成立的抗冰救灾临时机构在撤销时，档案要按照有关规定搞好移交工作，防止档案散失。
      （四）加强指导、搞好服务。各级档案行政主管部门要将抗冰救灾文件材料的收集归档工作作为今年一项重要工作任务，加强监督、检查和指导。下半年，市档案局将对市直机关抗冰救灾文件材料的收集归档工作进行重点抽查和检查，并将检查情况作为年底评先表彰的重要依据。各级国家综合档案馆要主动介入，把抗冰救灾这一重大事件档案纳入收集范围，并结合本地区抗冰救灾实际，制定切实可行的收集方案和收集措施。要成立专门的接收组，提出具体的收集任务，规定具体的时间要求。要主动深入主要冰灾地区和有关部门，搞好指导和服务，帮助、指导他们做好抗冰救灾文件资料的收集和管理工作，并及时将第二套接收进馆。市直各单位在收集整理抗冰救灾文件材料时，如遇到档案业务问题可及时向市档案局业务指导科咨询，联系电话：0730-8226825；抗冰救灾档案移交市档案馆，联系电话：0730-8214896。

 

岳阳市档案局
2008年5月5日