岳民发[2008]24号
各县（市、区）民政局、档案局（史志档案局），屈原管理区、岳阳经济开发区、南湖风景区民政局、档案科：
根据民政部办公厅、国家档案局办公室联合下发的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》精神，结合我市社会救助工作的实际情况，制定《岳阳市社会救助档案管理实施意见》。现印发给你们，请认真遵照执行。
岳阳市民政局 岳阳市档案局
二OO八年五月七日
主题词：社会救助 档案 规范 通知
岳阳市民政局办公室 2008年5月7日印发
岳阳市社会救助档案管理实施意见
第一章 总则
第一条 为进一步规范社会救助档案的管理，促进社会救助工作健康发展，根据《中华人民共和国档案法》、《民政部办公厅、国家档案局办公室关于加强最低生活保障档案管理的通知》（民办发【2008】2号）精神，结合我市工作实际，制定本实施意见。
第二条 本办法所指的社会救助档案是指县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及村民委员会（社区）在城乡低保、城乡医疗救助、农村五保供养及其他社会救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条 社会救助档案作为国家档案资源的重要组成部分，是涉及城乡困难群众切身利益的重要信息资源，是各项社会救助工作依法审批的凭据和依法管理的真实记录。单位和公民个人都有保护社会救助档案的义务，各级民政部门要把社会救助档案的管理和使用列入社会救助工作范围，加强社会救助档案工作的规范化管理。
第四条 社会救助档案管理遵循分级管理、基层为主的原则。市民政局、档案局负责对全市社会救助档案工作进行监督、指导。各县（市、区）民政、档案行政管理部门应密切配合，做好本级相关档案管理的具体工作，并及时指导基层做好相关档案管理工作。乡镇人民政府（街道办事处）和村（居）民委员会，在当地民政和档案行政管理部门指导下，负责本辖区社会救助档案的具体管理工作。
第二章 档案管理机构及其基本职责
第五条 社会救助档案由县（市、区）民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）和村委会（社区）分级管理。县级民政部门负责收集、保管社会救助审批类文件材料和在本级工作中形成的日常管理性文件材料；乡镇人民政府（街道办事处）负责收集、保管本级部分临时救助等其他社会救助类审批、审核类材料与城乡低保、城乡医疗救助、农村五保户供养等审核类材料，以及日常管理工作中需要保留存档的材料；村委会（社区）负责收集、保管本村（社区）内社会救助的申报、评议材料，以及救助者参加公益活动的记录等日常管理性材料。
第六条 县（市、区）民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）应根据工作需要配备专（兼）职档案人员，负责社会救助文件材料的归档和社会救助档案的管理，在条件允许的情况下，应设立专门的社会救助档案室。村委会（社区）应协助做好职责范围内的社会救助档案工作。各县（市、区）民政部门配备的专（兼）职档案管理人员应参加档案专业知识培训，一律持证上岗。
县（市、区）民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）要加强对社会救助档案工作的领导，切实将社会救助档案管理纳入社会救助工作内容，做到社会救助档案工作与社会救助工作同步布置、同步管理、同步检查，及时解决社会救助档案管理工作中所需的设备、资金等实际问题，确保社会救助档案的规范、安全管理。
第七条 社会救助档案工作人员基本职责：
（一）认真学习档案管理办法，不断提高政治、业务素
质，严格执行社会救助档案工作的各项法规、规章、制度，努力做好本职工作。
（二）负责社会救助工作中形成的具有保存和使用价值的专门档案材料进行收集、整理、鉴定、归档。
（三）严格保密纪律，对社会救助档案中涉及的个人隐私、工作机密等重要内容要做好严格的保密工作。
（四）妥善保管各类档案，做好档案的“九防”措施，
即防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体。
（五）建立健全档案工作的管理、查阅、登记、销毁等制度，开发利用社会救助档案信息资源。
第三章 社会救助档案的积累、整理、归档
第八条 社会救助档案管理部门应建立健全社会救助档案文件材料的形成、积累和归档制度，明确社会救助档案归档的范围、时间、要求和手续，使社会救助档案建设与社会救助工作同步进行，确保社会救助档案的齐全完整。
第九条 社会救助档案属于专门档案。根据其形成规律和特点，原则上设置城市低保类、农村低保类、城乡医疗救助类、农村五保户供养类和其他救助类等五个二级类目，每个二级类目中的文件材料再分为审批类和日常管理类两个三级类目进行整理。
第十条 社会救助文件材料归档范围：
1、 审批类
(1)救助对象书面申请书；
(2)县级民政部门批准享受社会救助的审批表；
(3)救助对象户口簿、户主及家庭成员身份证的复印件；
(4)救助对象的家庭成员收入证明；
(5)调查证明材料。包括：有关部门的入户调查表、下岗证、重大疾病证明、残疾证、失业证、学生证等针对性的专用证明或证件证明材料；
(6)家庭成员中关于劳动能力的证明、反映家庭消费水平的相关证明；
(7)救助对象协议书；
(8)注销通知单；
(9)其他相关材料。
2、日常管理类
(1)批复文件；
(2)救助对象动态管理报告、核查材料；
(3)救助对象花名册、救助金发放凭证；
(4)定期复查及年度审查材料；
(5)救助对象评议材料；
(6)救助对象参加公益活动记录；
(7)救助对象享受优惠政策落实情况材料；
(8)救助对象分类统计表和资金统计台账；
(9)受理通知书或不予受理通知书；
(10)不予审批或不予受理的申报材料；
(11)变更登记材料；
(12)动态管理中，已清退的低保对象的有关资料；
(13)对违规低保对象的处罚材料；
(14)其他相关材料。
第十一条 社会救助工作中形成的公文管理类文件材料以及社会救助对象分类统计表、社会救助资金统计表等统计材料归入本单位文书档案。
社会救助资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料归入本单位会计档案。
社会救助信息系统、统计系统所形成的电子数据，应按国家有关规定归档，并归入本单位电子档案类，确保其可读可用。
涉及社会救助工作的有关照片、录音、录像等特种载体材料按照各有关专门办法归档整理，归入本单位的照片、录音、录像档案类中管理。
第十二条 收集的社会救助档案材料，必须经过认真的鉴别、分类。归档的材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后方能归档。各级民政部门对应归档的文件要随时办结、整理装盒，按不同保管期限及顺序进行排列和保管。
第十三条 归档的社会救助档案应做到内容准确完整、字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准。禁止使用纯兰墨水笔、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。
第十四条 社会救助档案的整理方法。
1、 社会救助档案按照《归档文件整理规则》的要求，以“件”为单位进行整理。
2 、审批类档案一般一户为一件，保管期限为该社会救助对象停止救助后不少于３年；日常管理类档案保管期限为１０年；农村五保户供养审批档案保管期限为长期。
3、 社会救助档案采用年度—地域分类法，依据审批号顺序排列文件。
其中城乡低保审批类档案，应按动态管理的要求，根据救助对象予期救助的期限分为三至四类存放。要根据文件排列顺序，编制盒内目录，并放置备考表。乡（镇）人民政府应将变动及复审形成的文件材料及时归档，按先后顺序排列在原有低保对象类材料之后，同时填写文件目录。
第四章 档案的保管及使用
第十五条 社会救助档案于次年3月底前将上一年度的档案整理完毕。原则上由业务部门自行保管，每年向本单位档案部门移交档案目录，任何单位和个人不得据为己有。文书档案、电子档案、照片、声像档案应移交本单位档案室统一保管。业务部门应建立、健全社会救助档案保管、保密、利用、鉴定销毁、统计制度，确保社会救助档案规范化管理。
第十六条 社会救助档案保管期满应及时鉴定。鉴定应在本单位分管负责人的指导下，由业务部门和档案人员共同组成鉴定小组，按照保管期限表判定档案的存毁。对失去保存和使用价值的档案材料，由鉴定小组提出意见，登记销毁清册，经本单位分管负责人批准、清点核对后，在销毁清册上签字，到指定地点进行销毁。销毁报告和销毁清册应归入全宗卷永久保管。
第十七条 社会救助档案保管要做到“九防”。档案人员要根据档案工作的要求，定期对档案的保存情况进行检查，采取必要的保护措施，确保档案材料的完整与安全。
第十八条 对社会救助档案应建立登记和统计制度，建立档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
第十九条 对因玩忽职守，造成档案损毁的个人，要给予相应的行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十条 社会救助档案人员调动或离开工作岗位时，应办理档案移交手续。
第二十一条 开发社会救助档案信息资源，结合工作需要编制检索工具和参考资料，建立健全社会救助档案的借阅制度。
第二十二条 社会救助档案主要供社会救助管理部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要借阅档案的，须经领导批准并办理登记后方可借阅，并限时归还。社会救助对象查阅本人社会救助档案时，需提供有效证件，如身份证等，经本单位负责人批准并核实身份后，可以提供查阅或复制。借阅者在使用档案时不得丢失、涂改、损毁档案内容。
第二十三条 做好档案管理的各项基础工作，在对档案信息实行有效保密的前提下，建立社会救助档案数据库，逐步实现社救档案的现代化管理，便于提供利用，为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用等创造便捷条件。
第二十四条 社会救助档案保管期满后，地方综合档案馆有权将适当比例的档案抽样接收进馆。向档案馆移交档案时，应将打印的全宗指南、纸质目录（一式三份）及其电子目录和相关参考资料一并移交。
第五章 附则
第二十五条 本实施意见由岳阳市民政局、岳阳市档案局负责解释。
第二十六条 本实施意见自发布之日起实施。
