各县市区档案局,岳阳经济技术开发区、城陵矶新港区、南湖新区、屈原管理区办公室，市直及中央、省驻岳单位办公室：

档案作为党和国家各项工作和反映人民群众生活情况的历史凭证，是维护党和国家及人民群众根本利益、促进我市各项事业科学发展的重要依据。档案安全工作是档案工作的底线，直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。为进一步加强我市档案安全工作，有效防范和坚决杜绝安全事故的发生，现就加强档案安全工作通知如下：

一、深化认识，加强组织领导

做好档案安全工作是推动档案事业科学发展的前提，是健全档案工作“三个体系”，构建国家基础性战略资源的重要保证。各部门、各单位要充分认识加强档案安全工作的重要性和紧迫性，坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作方针，以高度的政治责任感和使命感，强化对档案安全工作的领导，切实把档案安全工作列入议事日程，定期研究档案安全工作，检查档案安全措施落实情况，保障相关经费落实，解决影响档案安全的重大问题。

二、强化措施，确保档案安全

一是注重档案实体安全管理。各部门、各单位要根据情况不断修订完善本系统、本单位的档案管理办法，建立健全档案收集、保管、开放、利用等基本制度；按照“九防”的要求，加强档案安全基础设施建设，配齐安防设施设备；严格把控库房安全，定期对档案安全保管进行全面、认真、细致的检查并做好记录；制定档案安全管理制度和应急预案，定时开展演练，提高应急处置执行能力。特别要重视汛期档案安全保管工作，切实做好汛期自然灾害预防，确保档案安全万无一失。正在建设档案新馆的档案部门，规划设计时要配齐配好安全信息系统，在注重档案实体安全管理的同时，还要做好建设工地相关应急保障措施，确保新馆建设工地安全。

二是注重档案资源安全管理。各单位要抓住收集归档和移交接受这两大关键点，严格按照国家档案局令第8号、第10号收集归档和划定档案保管期限，强化和提升音像档案、电子档案、实物档案和专业档案管理水平，收集归档时“应收尽收”、“应归尽归”，移交接收时“应交尽交”、“应接尽接”，从源头上保障档案资源安全。单位因撤销、合并、改制或其他原因而终止的，在终止之前产生的各类档案要严格按有关法规要求进行清查和整理，妥善保管或向有关部门移交，不得擅自销毁。各级档案部门要不断优化档案接收范围，并严格按照接受范围进行档案接收。

三是注重档案信息安全管理。各部门、各单位要按照《档案数字化外包安全管理规范》等要求对数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备等进行安全管理，避免数据在档案数字化及后期管理过程中失泄密或者不当扩散。加强对涉密系统、涉密计算机、涉密载体的保密管理，严防档案信息在传输、保管过程中发生失泄密问题。对重要的数字档案资源实行异地异质备份，定期检查、迁移，确保数据长期安全保存。对上网档案信息进行严格审查，严防把涉密档案信息传输到非涉密网络上。严格执行档案利用制度，按照权限和要求提供档案利用，避免超权限、超范围利用档案。

三、强化责任，严肃事故责任追究。

各部门、各单位要按照“谁主管、谁负责”的原则，落实档案安全责任。各部门、各单位要进一步完善各项档案安全规章制度，将档案安全工作纳入主要领导、分管领导、档案人员的岗位职责，建立、健全以第一责任人为核心的档案安全管控体系，形成档案安全责任共同体。各部门、各单位要建立健全档案安全事故问责机制，发生档案安全事故的，按照《档案法》及实施办法、《档案管理违法违纪行为处分规定》等对档案管理违法违纪行为予以追究，确保档案实体和档案信息的绝对安全。

岳阳市档案局

2017年3月16日