岳档发〔2018〕2号

市直有关单位：

为切实做好岳阳市承担行政职能事业单位改革试点中的档案管理工作，确保档案的完整与安全，根据《关于印发<岳阳市承担行政职能事业单位改革试点方案的实施意见>的通知》（岳编发〔2017〕9号）要求，现就改革中档案管理的有关事项通知如下：

一、高度重视承担行政职能事业单位改革中的档案管理工作

档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，在单位改革期间，保证档案管理规范完整尤为重要。凡在此次改革中涉及的单位，要高度重视档案工作，加强对档案工作的领导，把新单位的建档工作与原单位的档案处置工作及本单位职能调整实施同步进行。任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案和因各种原因由各内设机构或个人保管而未及时归档但必须归档保存的各种类别各种载体文件材料。涉改单位在市事业单位登记管理局办理事业单位变更和注销手续的同时，应向市档案局或主管部门办理文件材料和档案移交手续。凡新设立的部门和机构都应及时建立档案工作机构，配备档案管理人员及必要的档案保管保护和利用设施设备，健全档案管理制度，确保档案管理有序进行。各机构职能变动单位要将档案工作纳入本单位改革工作方案，明确分管领导和档案工作责任人，认真做好档案的收集、整理、归档和交接工作，确保档案安全。

二、明确承担行政职能事业单位改革中的档案归属与流向

依据国家档案法规，机构改革单位档案的处置要以维护单位历史真实性和完整性为原则，各单位在原机构变动前形成的全部档案（除在职人员和离退休人员的人事档案以外）为一个整体，不得分散。其归属和流向按以下规定执行：

（一）撤销、不再保留的机构，已纳入档案馆收集范围的单位档案由原单位直接向市档案馆移交；未纳入档案馆收集范围的单位档案原则上向相关主管部门移交。

（二）名称变更、职能与业务范围部分发生变动，仍构成独立立档单位的机构，原有全部档案仍由原单位保管，原全宗号继续保留，任何档案不得随职能调整而调整，保持档案的完整性；不需要独立建档的单位，档案由主管部门档案室集中统一管理。

（三）由多个机构进行职能整合组建而成的新机构，自组建之日起独立建档，档案全宗号由市档案馆统一分配。

具体安排见附件《岳阳市档案局关于2017年度承担行政职能事业单位改革档案归属与流向的具体安排》。各单位要严格执行上述规定，并根据工作实际提出本单位档案归属与流向的意见，于2018年3月15日前报市档案局审查同意后实施。凡发生档案归属与流向争议等问题要及时报告档案行政管理部门，以便统一协调处理。

三、切实做好承担行政职能事业单位改革中的档案移交工作

凡涉及机构改革的单位，都要按照档案归属与流向的规定，做好档案的移交工作。移交的档案必须符合《岳阳市档案馆档案接收进馆标准》（岳档〔2014〕12号）的要求。

（一）移交内容。这次改革中凡属于直接向市档案馆移交档案的单位，其移交的档案是指原机构存续时保管与形成的，以及改革过程中形成的全部档案资料。保管期限包括永久和定期；档案种类包括存续中保管的文书档案及改革过程中形成各项交接文件等文书档案，基建档案、设备档案、科研档案等各种科技档案，会计档案、死亡人员人事档案和专业档案等各种专门档案；载体类型包括纸质载体及其对应的电子版本，以及公务礼品档案、照片、奖杯、奖牌、字画、产品、标本和印章等各种特殊载体。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记等。各单位划定为定期保管且已超过保管期限的各类档案，原则上不作销毁处置。向市档案馆移交时，同时移交“待销毁档案审批表”。凡违反规定，造成档案损失的，将严肃追究有关人员和领导的责任。

（二）整理要求。各移交单位要按有关标准对应移交全部档案进行系统整理、编目，编制好移交清册，连同到期档案的电子版目录一并向档案馆移交。各类档案的整理规范及检索工具编制要求如下：

1.文书档案的整理。2000年以前的档案按照《文书档案案卷格式》以卷为单位进行整理。2001年-2016年的档案按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）以件为单位进行整理，2017年的档案按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）整理。

2.科技档案的整理。符合《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）的要求。

3.专业档案的整理。不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求，如会计档案符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）和《会计档案案卷格式》（DA/39-2008）的要求。

4.公务礼品档案的整理。符合《湖南省公务礼品档案管理规定（试行）》（湘档发〔2011〕16号）的要求。

5.特殊载体档案的整理。不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）的要求，照片档案符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求。

6.电子档案的整理。符合《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）的要求。

7.检索工具的种类和要求。移交档案时，必须移交相应的纸质目录一式三份、电子版目录一份及全宗介绍。电子版目录须为从档案管理系统中导出的目录数据。有条件的单位可完成档案全文数字化，同步移交档案全文数据。各单位须按照《全宗指南编制规范》（DA/T14-94）编写该单位的全宗介绍。

8.编研资料。移交档案时，同时移交本单位的组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等有关材料。

（三）移交要求。凡涉及改革的单位，要认真按照《中华人民共和国档案法》等法律法规及本通知的规定要求，由原单位的工作人员于2018年6月底前完成档案实体、档案信息移交前的各项准备工作。须直接向市档案馆移交档案的单位，按市档案馆的统一部署进行档案移交。须向主管部门档案室移交档案的单位，按相关主管部门的安排进行档案移交。市档案局和市委编办安排相关人员进行督导，并将进行专项督查，如有拒不移交或因工作失误造成档案遗失、损毁等违法行为，将根据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发的30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》，严肃追究有关人员和领导的法律责任。

联 系 人：王收良、任为

联系电话：8222132

附件：岳阳市档案局关于2017年度承担行政职能事业单位改革档案归属与流向的具体安排

中共岳阳市委机构编制委员会办公室     岳阳市档案局

2018年3月6日

附件：

岳阳市档案局关于2017年度承担行政职能事业单位改革档案归属与流向的具体安排

一、机构撤销后，须在改革完成后向市档案馆移交全部档案的单位：

市人民政府口岸管理办公室、市人民政府金融工作办公室、市文物管理处、市道路运输管理处、市房地产管理局、市建设工程质量安全监督管理处、市畜牧兽医水产局、市农业机械管理局、市农业科学研究所、市畜牧科学研究所、市水产科学研究所、市蔬菜研究所、市农业机械研究所、市渔政管理站、市移民开发局

二、机构撤销不再保留，须向相关主管单位档案室移交全部档案的单位：

1. 市户外广告管理办公室向市城市管理管理和行政执法局移交；

2. 市普查办公室向市统计局移交；

3. 市林木种苗站向市林业局移交；

4. 市房地产管理局岳阳楼区分局、市房地产管理局君山区分局、市房地产管理局云溪区分局、市房地产管理局经开区分局、市房地产管理局南湖新区分局、市公共租赁房屋管理中心、市廉租住房管理中心、市房地产信息中心、市房地产执法大队、市建筑企业劳动保险基金行业管理办公室、市房屋安全鉴定管理办公室、市室内装饰装修管理办公室向市住房和城乡建设局移交；

5. 市动物卫生监督所、市水生动物防疫监督站、市农产品质量检验检测中心、市渔业检测中心、市畜禽产品质量检验中心、市农业技术推广站、市农业机械技术推广站、市农村能源技术推广站、市畜牧兽医技术服务中心、市农业广播电视学校、市水产技术推广站、岳阳市土肥工作站、岳阳市植保植检站、岳阳市农机安全监理所向市农业委员会移交；

6. 市农村水电及电气化发展中心、市农村水利管理站向市水务局移交。

三、改革后机构名称变更或职能有变化，但仍构成独立立档单位，原全宗号不变的单位：

市风景园林中心、市市容环境卫生中心、市公路建设和养护中心、市107国道养护中心、市洞庭湖大桥养护中心

四、改革后机构名称变更、职能改变或者由多个机构合并组建的新机构，改革后不需要独立建档，文件材料需交主管部门档案室集中统一管理的单位：

市土石方调配运输服务中心、市国有林和森林公园服务站、市殡葬执法支队、市人防工程质量监督站、市无线电监测站、市排污权服务中心、市固体废物服务站、市交通质量和安全监督站、市城市建设档案馆、市房地产开发服务中心、市物业服务中心、市建设工程造价站、市墙体材料和散装水泥服务中心、市污水处理服务中心、市建设行业岗位培训中心、市农村经营服务站、市河道采砂服务中心、市水务综合执法支队、洞庭湖水利工程岳阳建设服务站、市农村水利水电经济服务中心

五、新组建的独立机构、由两个或两个以上机构合并组建的新机构，均作为新列入直接向市档案馆移交档案且需重新安排全宗号的单位：

市交通运输综合执法支队、市保障性住房服务中心、市建设工程质量安全监督站、市农业科学研究院、市农业综合执法支队、市农业综合检验检测中心、市农业综合技术推广站