各县（市、区）档案局，岳阳经济技术开发区、城陵矶新港区、南湖新区、屈原管理区管委会办公室，市直、中央及省驻岳有关单位办公室：

为认真履行档案工作职责，切实做好“四大会战”档案管理工作,按照《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》、中办发〔2014〕15号《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》及国家、省重点工程项目档案管理规定，现就做好“四大会战”档案管理有关工作通知如下。

一、充分认识做好“四大会战”档案管理工作的重要意义

开展“四大会战”，是市委、市政府深入分析宏观形势和岳阳发展阶段性特征作出的重要部署，也是贯彻落实省市党代会精神、推进创新引领开放崛起战略在我市落地生根的一项重大举措，是历届市委市政府执政理念和思路的继承和发展。在“四大会战”开展过程中形成的各种门类、各种载体的档案材料，是见证岳阳政治、经济、社会、文化等全面发展，奋力谱写建设富饶美丽幸福新湖南的岳阳篇章的珍贵史料，是宝贵的精神文化财富。各级档案部门要紧紧围绕“四大会战”发展战略目标，充分认识做好“四大会战”档案管理的重要意义，紧贴中心、服务大局，认真履职，确保“四大会战”工作中所形成的档案资料收集齐全、整理规范、保管安全、利用高效，充分发挥档案部门在“四大会战”伟大实践中的独特作用。

二、切实做好“四大会战”档案管理工作

各级各部门要认真做好“四大会战”档案的收集归档工作。要根据本单位实际确定“四大会战”档案的收集归档范围，确保建设“四大会战”过程中形成的各种门类、各种载体文件材料（包括纸质文件材料、照片、音像材料、电子文件、实物等）的收集齐全、完整、准确、及时。其中重点项目档案按合同制管理办法管理，精准扶贫档案按照《精准扶贫档案管理办法》管理，其余均按各单位《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》为标准进行收集归档。

要按照合同制管理办法做好“四大会战”重点建设项目档案的管理。一要完善档案工作管理制度。将“四大会战”建设项目档案管理工作纳入“项目法人制”、“招投标制”和“建设监理制”等相关责任制度并严格实施。重点建设项目责任单位要在一个月内按要求与市档案局签订《岳阳市重点建设项目档案管理合同书》（附件1），依法明确各项目建设单位和参建单位、项目责任人和档案人员管理职责。二要坚持档案工作与项目建设同步进行。从项目开工到竣工验收全过程，各参建单位都要按照国家档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和有关规定，切实做好项目文件及其它门类、载体档案的收集、整理、归档，确保其完整性、准确性和系统性。三要认真做好重点建设项目档案的登记和验收工作。所有在建重点建设项目要在开工后6个月内向当地档案部门报送《岳阳市重点建设项目档案管理登记表》（附件2）。工程竣工验收前，按照国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》规定，按要求向当地档案部门报送档案专项验收申请，并填报《重大建设项目档案验收申请表》（附件3）。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

要切实加强对“四大会战”档案的安全保管。要对各种门类和载体的档案采取防火、防水、防盗、防高温高湿、防虫、防鼠等“九防”保护措施，对重要档案要实行异质异地备份，以防基础数据丢失。

要切实加强对“四大会战”档案资源的开发利用。充分发挥档案资源的独特作用，积极主动为党委、政府和社会各界提供档案服务。

三、加强对“四大会战”档案管理的组织领导

各级各部门要切实加强对“四大会战”档案管理工作的组织领导。要明确职责，确定专人，保证工作条件，建立完善各项工作制度；各项目责任单位要按照《中共岳阳市委、岳阳市人民政府关于印发<岳阳市产业园区建设大会战工作方案><岳阳市交通建设大会战工作方案><岳阳市港口建设大会战工作方案><岳阳市脱贫攻坚大会战工作方案>的通知》文件确定的工作项目制定本单位重点建设项目档案管理实施方案，明确责任人、工作标准要求及完成时限，确保各项工作不留空档，落到实处；各级档案行政管理部门要加强对“四大会战”档案收集、整理、保管、利用的指导与督查。市档案局已将“四大会战”档案管理工作纳入年度档案行政执法检查和目标管理考核的重要内容，切实加强指导、督促与服务，共同努力，为建设“一极三宜”江湖名城作出档案部门更大的贡献。

附件：

1. 岳阳市重点建设项目档案管理合同.doc

2、岳阳市重点建设项目档案管理登记表.doc

3、重大建设项目档案验收申请表.doc

岳阳市档案局

2017年3月16日