各县（市、区）档案局，岳阳经济技术开发区、城陵矶新港区、南湖新区、屈原管理区办公室：

为进一步推动我市档案事业全面发展，加强和改进新形势下乡镇档案工作，使乡镇档案工作更好地为经济发展和社会进步服务，现就有关事项通知如下：

一、统一思想，充分认识加强乡镇档案工作的重要意义

乡镇是我国最基层的政权组织，乡镇档案是农村改革和发展的历史记录，是乡镇建设和发展的重要信息资源，是党和国家制定国民经济、社会发展计划及农村工作发展战略的重要依据，它真实地反映了地方经济和社会发展的面貌与成果，是国家档案资源的重要组成部分。乡镇档案工作是事关农村经济社会发展的基础性工作，加强乡镇档案管理对于促进农村改革发展稳定、推进社会主义新农村建设具有十分重要的意义。各地各部门要充分认识做好乡镇档案工作的重要性，突出工作重点，创新工作机制，认真总结经验，着力解决认识不足、乡镇档案事业发展不够平衡、保障条件有待进一步改善等问题，使乡镇档案事业发展与我市经济社会发展相适应，努力推动我市乡镇档案工作走在全省、全国前列，更好地发挥档案工作在建设“一极三宜”江湖名城战略中的独特作用。

二、积极推进依法治档，完善乡镇档案工作体制机制

（一）坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制。健全档案工作基层组织网络，将乡镇档案管理工作纳入乡镇党政重要工作，办公室要配备专职档案员，实行统一管理。对于办公地点集中、档案数量较少的站所，要对档案机构和人员进行有效整合。鼓励有条件的乡镇设立乡镇档案馆。

（二）建立健全乡镇档案管理制度。要建立乡镇档案人员岗位责任制，制订归档、保管、保密、利用、安全保卫等档案工作制度，制定科学的文件材料归档范围、分类大纲及保管期限表等档案工作业务规范，并认真抓好执行和落实，形成多方位、多角度的科学管理模式和机制。

三、加强档案资源建设，丰富乡镇档案资源体系

（一）进一步加强档案资源建设。各乡镇要高度重视档案资源建设，严格按照档案法律法规的规定，将应归档的各种文件材料和载体全面收集、规范整理、及时归档。各单位形成的各种门类和载体的文件材料必须按规定移交本单位档案室集中管理。各乡镇党委、人大、政府、政协及乡镇站所形成的档案必须按年度收集齐全、按规范标准整理上架。

（二）加强对站所、村（社区）、企业的档案指导工作。各乡镇要从全局的高度，提高对站所、村（社区）、企业建档工作的认识，将站所、村（社区）、企业档案管理工作纳入乡镇工作目标考核责任体系，认真履行乡镇档案管理工作职能，加强对站所、村（社区）、企业档案管理工作的指导、培训，及时培育和建立社会主义新农村建设档案工作示范典型，着力建设好农村、社区标准化档案室。

（三）加强民生档案工作。各乡镇要高度重视民生档案建设，要依据工作职责把本乡镇、本部门及下属机构形成和管理的民生档案纳入档案管理体系，按照统一的工作制度和业务标准开展工作。尤其要加强对农村社会保险档案、医疗档案、计生档案、婚姻档案、城乡低保档案、土地确权颁证档案、林权档案、会计档案等重点民生档案的收集和年度整理上架工作，确保各类档案资源的齐全完整。

四、加强档案安全体系建设，切实保障乡镇档案安全

各乡镇要建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。要构筑坚固的档案安全思想防线。各乡镇对本行政区域的档案安全负总责，其党政主要负责人是本乡镇档案安全的第一责任人，承担档案工作职能的机构是档案安全主要责任机构。各乡镇要认真制定档案管理安全工作方案，落实档案安全责任，全面开展档案安全教育和培训，全面提高全体人员的档案安全责任意识；各乡镇要建立健全安全保管和应急管理制度，强化对档案实体、信息安全的督促检查和考核，严防档案遗失或失泄密事件发生。要制订突发事件应急管理预案，明确应急处置责任和措施，不断增强应急管理能力；要落实必要的档案保管条件。各乡镇必须配备专门的档案室，档案室要配置铁门、铁窗及密集架，有专人集中保管档案，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防热、防光等档案保护措施，严防一切档案安全事故发生。

五、深化开发利用，努力提高乡镇档案服务能力

围绕乡镇的中心工作把满足人民群众日益增长的档案服务需求作为档案工作的出发点，提高服务能力，增强档案为经济社会服务的功能。要掌握服务需求，积极主动开发档案信息资源，定向提供专题服务，真正把群众对档案的需求作为服务的方向；要不断拓展服务领域。重点做好新型合作医疗档案、土地流转档案、农技推广档案、村级财务档案等事关人民群众生产生活的民生档案及时便利为民服务工作，真正让民生档案服务人民。

六、加强档案信息化建设，提升乡镇档案管理现代化水平

各乡镇要对档案信息化予以高度重视，采取切实有效的措施，推进各单位档案信息化的不断发展。要加强基础设施建设。保证必要的经费投入，积极改善档案现代化管理的硬件条件，购置满足工作需要的计算机、扫描仪等必需设备，安装统一的档案管理软件；要加快档案目录数据库建设和档案原文数字化工作。目录数据库建设和数字化工作是档案信息化工作的核心内容，各单位要高度重视，科学规划，建设好本单位各类档案数据库，稳步推进档案信息化。

七、加强执法检查，严格乡镇档案管理工作纪律要求

各县（市、区）档案局要加强对乡镇档案工作的监督与指导，加强业务培训，每年要开展档案行政执法检查。市档案局将乡镇档案管理工作列入对各县（市、区）档案年度执法检查考核的重要内容，并加大平时执法检查力度。凡乡镇档案管理出现安全责任事故及年度档案未整理上架，该乡镇档案工作年度考核为不合格。对违反《档案法》等档案法律法规的，将依照《档案法》及国家监察部30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》追究有关领导和人员的责任。各街道办事处档案管理工作参照执行。

岳阳市档案局

2016年7月21日