重大活动和突发事件档案工作涉及多个部门,为有效发挥各个部门作用,《办法》在工作方法上进行了创新。
一是实行清单管理制度。《办法》要求档案主管部门应当及时发布本行政区域重大活动和突发事件档案工作清单,明确年度工作任务或事项(重大活动为工作任务,突发事件为工作事项)以及相应的责任部门、档案处置要求等,明确行政区域内每年的工作重点和工作要求。一方面,清单制度有利于充分发挥档案主管部门的统筹协调作用;另一方面,也有利于各地结合自身实际合理确定重大活动和突发事件应对档案管理范围。
二是规定了提前介入要求。《办法》在总结北京奥运会、上海合作组织青岛峰会等档案工作实践经验基础上,提出档案馆可以根据需要,提前介入重大活动和突发事件档案工作,并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案,为充分发挥档案馆专业优势提供了制度依据。
三是明确了工作机制和通报制度。《办法》要求档案主管部门、责任部门和档案馆应当建立档案主管部门统筹协调、各部门分工负责的工作机制,完善工作情况通报制度,协同推进重大活动和突发事件档案工作。