摘要：众所周知，随着数字信息化的发展和普及，档案资料实现数字化管理已成为必然趋势。即实现从纸质化管理模式向数字信息化管理转变的过程。为适应这一转变，并让其成果发挥作用，今全国各地都相应的建立了档案数据管理制度，并取得了一些好的经验和做法。但作为县级档案管理部门，由于受资金、人员、设施等条件的限制，还不适应这一转变，所订制度内容缺失、操作性不强，更谈不上其成果的利用与转化。因此，笔者认为，在新时期  背景下，应进一步完善县级档案数据管理制度。

关键词：完善  档案  数据管理制度  思考

 

一、加强认识是完善县级档案数据管理制度的首要前提

要完善县级档案数据管理制度，就必须在认识概念上下功夫。

一是要深化对数据管理是利用计算机硬件和软件技术对数据进行有效的收集、存储、处理和应用的过程的认识。在数字化信息时代，档案数据管理工作作为国家信息化工作重要组成部分，其根本目的在于有效地发挥数据的作用。随着计算机技术的发展和在社会生活中的广泛应用，档案数据管理经历了从传统档案管理方式转变为现代化数据管理。只有通过实现档案数据管理，才能适应社会信息化进程的需要，才能发挥档案为经济社会发展提供及时、有效、准确的信息服务。

二是要深化对制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定规格的概念认识。在不同行业的各个岗位有其具体的做事准则，目的就是使各项工作按计划要求达到预计的目标。制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。诚然，档案数据管理也不例外，也要建立和完善相应数据管理制度，约束其岗位人员做好工作。

三是要深化对建立和完善了档案数据管理制度才能保证档案数据管理工作顺利进行，而档案数据管理制度完善与否，又直接关系到档案数据管理工作质量的认识。在当今智能信息化大背景下，县级档案数据管理仍是以人工纸质化管理模式为主，探索使用智能管理为辅的状况。档案数据管理制度已成为档案数据管理的一个标尺和基本要求，其主要形式仍然是人工管理，对现代信息技术掌握不足，导致应用困难；对现代技术的结合不够科学，更没有规章制度予以保证，障碍智能管理，业内人士应引起高度重视。

四是要深化对档案数据管理制度是人们科学管理档案、做好档案数据管理工作的重要依据，也是监督、指导、检查本单位档案数据管理工作的必要手段的认识。当下县级档案部门在档案数据管理中对信息技术的应用比较少，一般只在于对档案数据的录入和存储，且多为人工录入。因此，在未来档案数据管理中，应通过数据管理制度的建立加大对信息技术的应用。

二、把握优势是完善县级档案数据管理制度的必备条件

要完善县级档案数据管理制度，就必须在把握优势上下功夫。档案数据管理制度的建立有利于档案工作明确职责，加强监督，规范标准，促使档案数据更丰富、档案查询更便捷。这也是建立数据管理制度的优势，因此，要认真把握。

一是要把握查阅便捷的优势。档案数据管理改变了传统的查询方式，拥有查阅权限的管理者可以通过计算机接入档案数据系统查阅到想要获取的信息，做到即时查询、便捷调阅，还可让查阅者在最短时间内获得档案资料信息，真正享受到数字化信息技术带来的高效、便捷服务。

二是要把握存储类型丰富的优势。随着数据存储技术的不断发展，档案数据的存储不再局限于传统的纸质形式，而是实现了以电子目录、全文电子图片、视频和音频等多媒体数据形式的存储。因此，存储类型多且资料丰富的档案数据，需要管理制度的跟进才能发挥其优势。

三是要把握工作效率提高的优势。传统的档案管理方式需要管理人员收集整理本单位的档案资料，手工填写相关存储资料、分类标签以及做好档案借阅登记。这些工作不仅繁重、效率低，而且还会产生人为失误。实行档案数据管理后，完善相关制度，规范各层级工作任务和方式。这样既可使管理人员从繁琐的工作中解脱出来，又可提高工作效率。

四是要把握满足用户多样化需求的优势。在新时期背景下，新兴事物的增多使得档案数据的分类变得更加细致化和专业化，而用户对档案的需求也更加多样化、个性化。想要更好地满足用户查档阅档用档需求，就需要通过完善档案数据管理制度来确保为用户提供更全面、更便捷、更具有针对性的服务。这样不仅能更好地满足用户需求，还能提高档案数据服务的质量，促进档案事业持续发展。

三、正视问题是完善县级档案数据管理制度的重要环节

要完善县级档案数据管理制度，就必须在正视问题上下功夫。虽然档案数据管理具有查询便捷、存储类型丰富和工作高效率等优势，但当下多数县级档案部门数据管理工作相对滞后，服务效果也不理想。

一是要正视认识度不够的问题。当下，多数县级档案部门档案数据管理工作不在主业范围内，其负责人认为档案数据管理工作只要有台计算机就可以了，而对于档案数据管理是什么、怎么管理没有清晰的认识。即使某些单位负责人对档案数据管理有想法，也局限于重硬件设备建设，轻软件系统管理的现象。

二是要正视体制机制不完善的问题。当前相对于比较完善的档案管理制度体系，档案数据管理体制机制存在滞后和不完善的现象。传统的档案管理体系只是针对以纸质载体为主的档案管理，而对于档案数据管理这一系列的信息化处理、传播行为等法规制度，操作性不强，也达不到理想效果。

三是要正视专业技术人员缺乏的问题。在档案数据管理中，管理人员除了要具备传统档案规范化整理、上架、分类存放、信息检索等技术外，还要能够熟练使用计算机、数字化仪器设备和多媒体处理软件等技术。目前，大多数县级档案部门的档案数据管理人员存在年纪偏大、文化水平不高、知识更新落后、计算机使用能力较弱等现象。同时，由于干部、档案类技术人员的选用机制不合理导致合适的人员进不来，无法胜任工作的人员却又留在岗位上。

四是要正视县级档案管理条件落后的问题。县直部分政府部门、企事业单位缺乏独立的档案室，档案的存放与管理都是在公共空间进行，甚至有档案室与杂物间共用的情况；部分县级档案部门在库档案有限，断层、断年问题突出，各门类档案收集、整理、归档参差不齐，声像、电子档案少；加之县级政府各机构、企事业单位的档案室档案保管不规范，大多数文书档案以及其他档案资料都是零星摆放的；档案利用不高，提供档案的查询、利用服务力度不够，多数仅限于单位内部查档。

四、明确目标是完善县级档案数据管理制度的基本原则

要完善县级档案数据管理制度，就必须在明确目标任务上下功夫。

一是要明确形成适应新时期档案数据管理工作发展的管理体系。国家县级以上各级政府档案行政管理部门、各级各类档案馆和各级机关、团体、企事业单位档案室构成了整个档案工作管理体系。随着档案数据管理工作的推进，各级档案行政管理部门不能只局限于对传统档案的收集、整理、保管和利用等环节的指导、监督，还要将工作职能延伸到档案数据管理上来。特别是县级档案管理部门要明确在完善档案数据管理制度中档案部门的职责、管理对象、利用权限和数据发布等内容根据实际工作需要，逐步完善其规章制度，从而保障档案数据管理工作的顺利开展。

二是要明确建立和完善档案数据管理标准化体系，高标准实现档案数据信息的有效性和可用性。在建立档案数据管理标准体系时，要按照国家已经确定的数据管理体系及要素来制定，同时兼顾县级档案部门和各行业实际情况，以求上下兼顾，相互配套，形成严密的体系。要在有科学性的基础上，遵循尽量详实、合理的标准完成数据管理任务，真正做到为档案数据管理标准提供量化依据。

三是要明确建立档案数据资源的共享体系，在相互协调、相互促进的条件下加强与信息管理部门的强强联合，丰富档案数据的采集途径，建立海量档案数据资源库，实现档案数据价值利用最大化，并集中精力解决实际工作中的重点难点问题。全方位拓展工作领域，延伸工作空间，在更高的层面上、更广的空间中、更多的领域里，将各类别的基础档案、重点档案等工作做大、做强，实现档案数据与国家信息资源共享的双赢目的。

四是要明确强化档案数据核心业务的管理体系，加强数据管理硬件和应用系统建设，加快存量档案的数字化，实现增量档案数据的规范化管理。县级综合档案馆的核心业务主要是接收、管理属于本辖区内有价值的档案数据，对保存的各类档案数据进行有效利用。在实际工作中既要对原来不同载体的档案进行数字化处理，又要接收新生成的电子档案数据，并将各类数据实行集中管理。作为县级综合档案馆在配备档案数字化硬件设施设备的同时，还要根据自身核心业务的工作需求合理开发各类应用系统，如档案数据采集系统、档案数据管理系统和档案数据利用系统等。

五是要明确建立档案数据安全保障体系。档案数据的安全保障工作应跳出传统档案安全管理模式的思维局限，着重加强主机系统运行的物理环境、操作系统安全、访问级别控制、防火墙、加密技术、病毒防护技术、数据库安全等方面的工作，配置必要的软硬件设施，以软硬件兼顾的防护体系保障档案数据安全各环节万无一失。

六是要明确逐步形成适应档案数据管理的专业队伍。各级档案管理部门要引导和鼓励广大干部职工进行知识更新、能力更新、技术创新和工作创新，形成持久合力，倡导干事业、干成事业的创业精神，完善创业机制，调动积极因素。组建一批以档案数据开发利用、维护管理、研究咨询和论证服务为主的专业技术人员，并促使现有人员的知识结构全面更新。

七是要明确延长档案价值产业链，扶持和规范档案数据中介机构的成长和壮大。社会分工越来越细，尤其是县级档案部门在档案数据管理中要根据档案工作的发展，积极创建社会专业化服务机构，提供一流的档案数据深加工服务，建成档案数字化加工基地，推进档案数据服务体系建设。

五、探索方向是完善县级档案数据管理制度的主要路径

要完善县级档案管理制度，就必须在探索前进方向上下功夫。在当今大数据环境下，整个社会对于数据共享的需求以及对数据价值的开发都将直接促进档案数据管理的进一步改革。所以笔者认为，其探索方向应向这几方面延伸：

一是探索档案数据管理制度应向专业化延伸。档案数据管理制度主要是规定各档案管理层、档案管理部门、档案管理岗位以及档案管理业务的职能范围、应负的责任、拥有的职权，以及档案数据管理业务的工作程序和工作方法。即规定档案数据管理应该“干什么”和“怎么干”的问题。作为县级综合档案管理部门要向档案数据管理制度专业化延伸就应该明确档案数据管理制度在档案管理工作中的地位、作用和意义，应遵守的基本指导思想和原则，档案数据管理业务的范围和工作内容，以及工作步骤、工作方法和工作手段等，它还涉及的相关岗位和部门，和与其他工作之间的关系及联系方式。 上述内容，清楚的回答了该档案数据管理制度应当“干什么”、“依据什么干”、“怎么干”以及“干到什么程度”。

二是探索档案数据管理制度应向基层延伸。在工作实践中通过对档案数据管理的现状分析可以发现，档案数据管理最大的优势就在于将基层原始的、散碎的和频繁的数据整合下来，形成相对有价值的数据库，并能够科学的运用其价值。在大数据环境下，行业的竞争就在于对掌握基层原始数据的整合，站在这个角度来看，县级档案数据管理具有先天的优势：其综合性强，资料源头更直接，内容价值更高。因此，笔者认为，完善县级档案数据管理制度也将促进原始档案数据的价值实现。

三是探索档案数据管理制度应向智能化延伸。业界权威人士认为：档案数据管理智能化，是顺应智能时代的发展大潮，在促进档案数字化与档案数据管理的深度融合中，通过云计算、人工智能等高新技术，构建档案数据管理与社会组织彼此关联的形态，使档案数据管理的水平和层次得以提升，让档案数据管理过程更为科学、智慧和优化。笔者认为，当下县级档案管理部门在档案数据管理智能化方面存在基础设施建设不完善，智能化功能有待进一步发挥，智能化基础有待夯实等问题。智能时代，大数据技术是档案数据管理向智能化延伸的重要依托。强大的数据收集、处理能力、管理和利用对于推动档案数据管理智能化十分重要。笔者在实践中获悉，有的县级档案数据管理者的大数据意识淡薄，对数据的收集、管理和利用能力有待进一步提升。这些薄弱环节在一定程度上制约着档案数据管理智能化走向深入、走向长远。尤其受管理体系分割、信息格式差异和涉密涉稳等因素的影响，部分县级档案系统未开放数据接口，档案数据平台的全面无缝对接存在较大困难，也在一定程度上阻碍了档案数据管理制度的顺利推进。由此可以断定：县级档案数据管理制度向智能化推进还任重道远，要继续探索，以百折不挠的精神和勇气，才能到达胜利的彼岸。

 

【参考文献】

[1]邓绍兴/陈智为.档案管理学,中国人民大学出版社.1996.11

[2]王英玮.专门档案管理,中国人民大学出版社.2017.06

[3]马费成/赖茂生.信息资源管理,高等教育出版社.2014.06

[4] 湖南省档案学会.档案时空,档案时空杂志社.2016-2019

[5] 贺存乡.信息与档案管理.浙江大学出版社.2010.9 

 （作者：郑帆  工作单位：岳阳市君山区档案馆 职务：助理馆员）

  湖南省档案学会第二十八次论文评选获评三等奖